Hướng dẫn chi tiết quy trình thu mua cho người kinh doanh

Khi bạn là một doanh nhân hoặc quản lý kinh doanh, quy trình thu mua đóng vai trò vô cùng quan trọng. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng bạn đang đầu tư vào các nguồn tài nguyên đáng tin cậy và hợp lý. Trong bài viết này Boxes Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết về quy trình thu mua và các lưu ý để thực hiện chúng hiệu quả. 

1. Quy trình thu mua là gì?

Hoạt động thu mua đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong chuỗi cung ứng và hoạt động Logistics. Nó đảm bảo rằng các sản phẩm và nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất và kinh doanh được cung cấp đầy đủ và đúng thời điểm.

Quá trình thu mua không chỉ đơn giản là việc mua hàng, mà còn bao gồm nhiều bước quan trọng khác nhau để đảm bảo rằng việc cung cấp sản phẩm và nguyên vật liệu diễn ra một cách hiệu quả và kịp thời.

2. Lợi ích của quy trình thu mua

Dưới đây là lợi ích của quy trình thu mua, những điều này cũng giải thích lý do tại sao các doanh nghiệp luôn chú trọng đến việc tốt ưu hóa quy trình thu mua từng ngày:

–  Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Quy trình thu mua giúp tối ưu hóa việc tìm kiếm, chọn lựa và tiếp cận các nhà cung cấp, từ đó giảm thiểu thời gian và công sức tìm kiếm nguồn cung.

–  Tối ưu chi phí: Việc thiết lập quy trình thu mua rõ ràng giúp tránh lãng phí và phát hiện kịp thời các vấn đề liên quan đến giá cả không hợp lý hoặc việc thanh toán không đúng quy định.

–  Tăng tính minh bạch và khả năng kiểm soát: Quy trình thu mua tạo ra sự minh bạch về các giao dịch, giúp quản lý kiểm soát việc mua hàng một cách hiệu quả hơn, từ việc đặt hàng đến thanh toán.

–  Tạo lập mối quan hệ với nhà cung cấp: Qua quy trình thu mua, doanh nghiệp có thể tăng cơ hội tương tác và hợp tác với nhà cung cấp, từ đó cung cấp các nguồn cung tốt hơn và tối ưu hóa các điều khoản hợp đồng.

–  Đảm bảo chất lượng hàng hóa: Quy trình thu mua cho phép doanh nghiệp thiết lập tiêu chuẩn chung về chất lượng của các sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua, từ đó đảm bảo chất lượng cuối cùng của sản phẩm hoặc dịch vụ.

3. Bộ phận thu mua bao gồm những ai?

Cơ cấu của một bộ phận thu mua tiêu biểu trong một tổ chức bao gồm ba vai trò chính:

• Giám đốc thu mua: Đây là người đứng đầu bộ phận thu mua, có trách nhiệm quản lý toàn bộ quá trình mua sắm hàng hóa.
• Nhân viên thu mua: Vai trò của họ là đảm bảo nguồn cung cấp và cung ứng đúng đơn hàng theo yêu cầu của công ty, tuân thủ các điều khoản và điều kiện và đảm bảo giá cả hợp lý.
• Nhân viên hành chính: Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính liên quan đến thu mua, bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu, xử lý các tài liệu văn bản, hỗ trợ giải quyết các vấn đề trong quá trình mua sắm, và thực hiện nhiệm vụ đánh giá và thống kê hàng tồn kho.

4. Quy trình mua hàng của doanh nghiệp

4.1. Đánh giá nhà cung ứng

a. Thu thập thông tin về các đối tác cung ứng

Phòng Cung ứng có trách nhiệm tập trung và xác định thông tin liên quan đến các đối tác cung ứng để chuẩn bị cho quá trình mua sắm hàng hóa. Việc tìm kiếm thông tin về các nhà cung ứng có thể thực hiện thông qua nhiều nguồn khác nhau như internet, báo chí, tạp chí ngành, cuộc điều tra, cũng như tư vấn chuyên gia.

b. Đánh giá đối tác cung ứng 

Việc phân tích và đánh giá các nhà cung ứng dựa trên thông tin đã thu thập giúp quy trình mua sắm diễn ra một cách nhất quán và hiệu quả hơn. Đánh giá nhà cung ứng được thực hiện theo các tiêu chí mà công ty đã đề ra, bao gồm năng lực tài chính, uy tín trên thị trường, chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, mối quan hệ với công ty, chất lượng hệ thống quản lý, và nhiều tiêu chí khác.

Nếu cần thiết, phòng Cung ứng sẽ tiến hành khảo sát trực tiếp các nhà cung ứng và lưu trữ các hồ sơ liên quan như giấy phép kinh doanh, chứng nhận và chứng chỉ.

c. Cập nhật thông tin đối tác cung ứng vào danh sách mua sắm 

Tất cả các đối tác cung ứng đã được xác nhận phù hợp sẽ được cập nhật vào danh sách mua sắm, từ đó sẽ được sử dụng làm cơ sở cho việc chọn lựa trong quá trình thực hiện các hợp đồng cung cấp vật tư, nguyên liệu cho công ty. Trưởng Phòng Cung ứng có trách nhiệm quản lý, cập nhật và theo dõi danh sách đối tác cung ứng này.

d. Theo dõi, đánh giá và xác nhận lại

Trưởng Phòng Cung ứng phải liên tục theo dõi, kiểm tra và đánh giá hoạt động của các đối tác cung ứng trong quá trình cung cấp, đảm bảo rằng các nhà cung ứng đã được xác nhận vẫn duy trì và đáp ứng đúng yêu cầu của công ty.

Các tiêu chí cơ bản bao gồm:

• Kết quả kiểm tra sản phẩm của đối tác cung ứng.
• Khả năng cung cấp: thời gian giao hàng, số lượng, xử lý tình huống bất thường.
• Thực hiện đánh giá lại các đối tác cung ứng định kỳ. 

4.2. Lập đơn hàng, ký hợp đồng

Sau khi đã lựa chọn được nhà cung ứng, bước tiếp theo là thiết lập Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng cung ứng. Thông thường, quy trình này có thể được thực hiện theo hai cách sau:

Cách 1: Người mua tạo ra Đơn đặt hàng và tiến hành trao đổi thông tin qua thư, fax, email… sau đó nhà cung ứng sẽ chấp nhận và ký kết Hợp đồng.

Đơn đặt hàng cần bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin của công ty mua hàng
• Số đơn đặt hàng và mã hiệu
• Ngày tạo đơn đặt hàng
• Thông tin của nhà cung ứng
• Tên, chất lượng, quy cách của vật tư cần mua
• Số lượng vật tư
• Giá cả
• Thời gian và địa điểm giao hàng
• Điều khoản thanh toán
• Chữ ký của các bên

Cách 2: Người mua tạo ra Đơn đặt hàng và tiến hành đàm phán trực tiếp. Sau đó, mọi bên sẽ ký kết Hợp đồng cung ứng.

Thông thường, Hợp đồng cung ứng sẽ bao gồm các điều khoản sau:

• Định rõ đối tượng của hợp đồng, bao gồm hàng hóa, dịch vụ, số lượng, giá trị và tiền tệ sử dụng.
• Chỉ định chất lượng, loại hình, quy cách và tính đồng bộ của sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm giá cả, điều khoản bảo hành, điều kiện nghiệm thu và giao nhận.
• Xác định phương thức thanh toán.
• Định rõ trách nhiệm khi có vi phạm hợp đồng cung ứng.
• Các biện pháp để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung ứng.
• Các thỏa thuận khác.

Những điều khoản trên có thể được phân loại thành ba nhóm để thỏa thuận trong một văn bản hợp đồng kinh tế.

4.3. Nhập kho- bảo quản- cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu

Khi nhận được vật tư, bộ phận cung ứng hoặc bộ phận quản lý kho cần thực hiện các nhiệm vụ sau: thực hiện việc nhập kho, bảo quản (tuỳ thuộc vào tính chất của từng loại vật tư), và cung cấp vật tư cho các bộ phận có nhu cầu.

5. Những điều cần lưu ý khi thực hiện quy trình mua hàng

Để đảm bảo hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp, dưới đây là những lưu ý quan trọng trong quy trình mua hàng:

• Thời điểm cần có hàng: Hiểu rằng thời điểm nhận hàng là rất quan trọng. Điều này giúp kiểm soát dòng cung cấp nguyên liệu và đặt hàng sao cho đúng thời điểm và chất lượng. Điều này giúp tiết kiệm chi phí lưu kho, đặc biệt là chi phí cơ hội liên quan đến tiền vốn bị chôn vốn trong kho.
• Số lượng sản xuất và mức tồn kho an toàn: Các nhân viên mua sắm cần dựa vào kế hoạch sản xuất thực tế để xác định số lượng cần mua. Điều này liên quan đến khái niệm số lượng đặt hàng kinh tế và mức tồn kho an toàn. Đảm bảo rằng số lượng đặt hàng đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất và không dẫn đến tình trạng hàng tồn quá mức hoặc thiếu hụt.
• Tình hình đợi hàng từ nhà cung cấp: Sự chênh lệch giữa các nhà cung cấp, bao gồm thời gian giao hàng và chi phí phát sinh, có thể ảnh hưởng đến quyết định mua hàng. Đặc biệt, việc chờ đợi hàng từ nguồn cung cấp quốc tế thường mất nhiều thời gian hơn. Do đó, cần có kế hoạch mua hàng đúng thời điểm để đảm bảo làm việc hiệu quả trong quy trình sản xuất.

6. Kết luận

Chúng tôi hy vọng rằng bài viết này từ Boxes Việt Nam sẽ cung cấp thông tin hữu ích về quy trình thu mua của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tại Boxes, chúng tôi còn cung cấp nhiều sản phẩm đóng gói khác rất tiện lợi và giúp bạn tiết kiệm chi phí trong kinh doanh như thùng carton, hộp carton, màng bóng khí, và băng keo. Để biết thêm thông tin chi tiết và để đặt hàng, bạn có thể truy cập trang web của chúng tôi tại https://boxes.com.vn hoặc liên hệ Hotline 0989.2222.47 để được tư vấn hỗ trợ.