Nhân viên thu mua là gì? Tìm hiểu về nhiệm vụ của nhân viên thu mua

Trước đây nhiều người cho rằng nhân viên thu mua chỉ đơn giản là việc tìm kiếm và mua hàng cho doanh nghiệp. Nhưng thực tế công việc của vị trí này phức tạp hơn nhiều và là một bộ phận quan trọng trong công ty. Thêm vào đó các công việc liên quan đến logistics và xuất nhập khẩu đang hot hơn bao giờ hết nên các bạn trẻ cũng quan tâm nhiều hơn đến công việc này. Vậy để biết được nhân viên thu mua là gì và làm sao để trở thành một nhân viên thu mua giỏi thì cùng đọc bài viết dưới đây nhé!

1. Nhân viên thu mua là gì?

Nhân viên thu mua, còn được gọi là nhân viên mua hàng, trong tiếng Anh được gọi là Purchasing Officer. Đây là người có trách nhiệm tìm kiếm và cung cấp nguồn nguyên liệu cần thiết cho công ty, đảm bảo nguyên liệu trong doanh nghiệp luôn được duy trì ở tình trạng đầy đủ và có thể sử dụng bất cứ khi nào cần thiết.

Quy trình thu mua bao gồm việc đánh giá nhu cầu, chuẩn bị, tiếp nhận hàng hóa và thực hiện thanh toán. Vị trí này rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Người làm công việc này sẽ hợp tác với các bộ phận khác của công ty để tối ưu hóa lợi nhuận, kiểm soát chi phí và đáp ứng đầy đủ nguồn cung cho khách hàng. Ngoài ra, họ cũng phải liên lạc với các nhà cung cấp để tìm nguồn nguyên liệu chất lượng với giá cả hợp lý nhất, nhằm mang lại lợi nhuận tối đa cho công ty.

2. Nhân viên thu mua làm những công việc gì?

Nhân viên thu mua đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Trọng trách hàng đầu của họ là đảm bảo nguồn nguyên liệu luôn đủ để doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ. Dưới đây là các mô tả về nhiệm vụ nhân viên thu mua, để bạn có thể hiểu rõ hơn về tính chất của công việc này: 

a. Lên kế hoạch thu mua

Đầu tiên, các bộ phận và phòng ban khác sẽ gửi danh sách những thứ cần mua cho nhân viên thu mua. Sau đó nhân viên thu mua sẽ thiết lập kế hoạch mua hàng, dựa trên các tiêu chí như số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật, thành phần,…để đưa ra phương án phù hợp nhất với quy trình sản xuất và vận hành của doanh nghiệp. 

b. Xác định nhà cung cấp phù hợp: 

Thông thường, trong các doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm họ sẽ có những nhà cung cấp đã từng nhiều lần hợp tác với công ty gọi là “mối”. Để quyết định xem có nên tiếp tục hợp tác với những nhà cung cấp này hay không, cần tham khảo qua mức độ hài lòng của các bộ phận từng sử dụng qua nguyên vật liệu ở chỗ này. Song song với đó, bên thu mua cũng cần tìm hiểu thêm các nhà cung cấp khác để có cái nhìn tổng quan hơn về chất lượng và giá cả trên thị trường. 

Các công việc cần thực hiện khi thu mua các mặt hàng mới:

    – Tiến hành tìm hiểu và chọn lọc các nhà cung cấp phù hợp, đáp ứng các tiêu chuẩn mà công ty đề ra.

    – Yêu cầu báo giá từ nhiều nhà cung cấp và so sánh với nhau. 

    – Thực hiện 

Để lựa chọn một đối tác cung cấp đáng tin cậy, nhiệm vụ của bộ phận mua hàng là tiến hành nghiên cứu thị trường.

    – Tiến hành đánh giá các bảng giá từ các nhà cung cấp khác nhau trên thị trường.

    – Trong trường hợp giá cả có sự chênh lệch quá lớn, có thể tiến hành đàm phán để đạt được một mức giá hợp lý với nhà cung cấp.

    – Tạo ra các báo cáo chi tiết về nguồn nguyên liệu để báo cáo lên cấp trên.

    – Đảm bảo rằng tình trạng thu và chi đang ổn định, đàm phán và kiểm tra hàng mẫu. 

c. Thực hiện giao dịch thu mua:

Sau khi tìm ra nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu của sản phẩm, nhân viên mua hàng tiến hành thương thảo và kí kết hợp đồng. Các nhiệm vụ của nhân viên mua hàng bao gồm:

    – Định rõ lại các tiêu chí về số lượng và loại hàng, lập các đề nghị tạm ứng mua hàng.

    – Theo dõi toàn bộ quá trình mua sắm và tiếp nhận hàng hóa.

    – Tiến hành kiểm tra và duyệt hàng hóa khi tiếp nhận.

    – Xác minh các giấy tờ liên quan. đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.

    – Xử lý các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và lập báo cáo (nếu có).

d. Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên:

Ngoài việc thực hiện các công việc kể trên, nhân viên mua hàng thực hiện những công việc khác như:

    – Đánh giá và đảm bảo chất lượng sản phẩm, xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp.

    – Xử lý các hóa đơn và giấy tờ liên quan đến giao dịch mua bán, sau đó chuyển giao cho bộ phận kế toán.

    – Quản lý đội ngũ nhân viên logistics và tài chính trong quá trình giải quyết và tiếp nhận các đơn hàng có sai lệch.

    – Đề xuất các ý tưởng nhằm cải thiện hiệu suất làm việc của công ty.

3. Những kỹ năng quan trọng của một nhân viên thu mua

 – Kỹ năng đàm phán và giao tiếp tốt

– Có kiến thức vững chắc về giá cả thị trường và hàng hóa

– Khả năng phân tích và phán đoán

– Có thể quản lý thời gian và quản lý tài chính tốt

– Có khả năng lập kế hoạch một cách bài bản, chi tiết và logic

– Luôn đổi mới và sáng tạo

 – Có kinh nghiệm trong việc quản lý hợp đồng và xử lý các sự cố phát sinh. Vơ

4. Những thách thức mà một nhân viên thu mua phải đối mặt

• Biến đổi thị trường: Thị trường có thể thay đổi một cách nhanh chóng do các yếu tố khác nhau như thay đổi trong công nghệ, chính sách kinh tế và sự cạnh tranh. Điều này đặt ra thách thức cho nhân viên thu mua để luôn cập nhật và điều chỉnh chiến lược mua hàng của mình.

• Quản lý mối quan hệ: Nhân viên thu mua cần xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp. Điều này đòi hỏi sự linh hoạt, tôn trọng và khả năng giải quyết vấn đề.

• Đối mặt với áp lực công việc: Công việc của nhân viên thu mua đòi sự quyết đoán, tỉ mỉ và khả năng phán đoán. Họ luôn phải đảm bảo rằng các nguyên liệu luôn được cung cấp đúng hạn, vừa đủ, không để tình trạng tồn kho quá nhiều. 

5. Kết luận

Trên đây là toàn bộ những thông tin cần thiết giúp bạn đọc trả lời câu hỏi nhân viên thu mua là gì? Nhân viên thu mua đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh của một công ty. Với những kỹ năng và nhiệm vụ đa dạng, họ đóng góp vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Nếu còn điều gì thắc mắc có thể liên hệ cho Boxes Việt Nam tại https://boxes.com.vn/ hoặc gọi điện vào số Hotline: 0989.2222.47 để được giải đáp nhé!

Boxes Việt Nam chuyên cung cấp các sản phẩm: thùng carton, hộp carton, cuộn bóng khí, băng keo, túi niêm phong,… uy tín chất lượng với đa dạng mẫu mã kích thước. Đến với chúng tôi, bạn sẽ được tư vấn kỹ lưỡng để bạn nhận sản phẩm chất lượng, đúng ý bạn nhất.